Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  20.5.2018

REKISTERINPITÄJÄ

Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry, Pajatie 2, 05820 Hyvinkää, Y-tunnus 0354320-3

REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT
Hallituksen jäsen Juhani Karhunen, toimisto@hypokoris.fi

REKISTERIN NIMI

Jäsen-, asiakkuus- ja yhteistyökumppanirekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 
ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen asiakkaiden osalta Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: ylläpitää yhdistyksen asiakasrekisteriä.
Asiakaskontaktien hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, maksujen hallinta sekä mahdolliset kurinpidolliset toimet. Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen, toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä ja asiakkaista: 
Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta 
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Valokuva
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: 
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
Laskuihin liittyvät tiedot 
Valokuva 
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Voimistelu- ja urheiluseura Hyvinkään Ponteva ry:lle.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Avoine Oy, sporttisaitti-kotisivupalvelu) sähköistä kotisivupalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä voi hallinnoida tapahtumailmoittautumisia, yhteistyökumppanirekisteriä, jäsenilmoittautumisia ja

SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
Yhdistyksen toimihenkilön ja jäsenen henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
Sporttisaitti-kotisivupalvelun tiedot on tallennettu palvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä palvelimen osoitteen. Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat vahvasti suojattu ja vain kotisivujen hallinnointiin osallistuvien henkilöiden omassa tiedossa.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.9.2019 (henkilötietojen käsittelijä)